Quais os cuidados durante a catalogação de materiais e serviços?

Entenda tudo sobre catalogação de materiais e serviços, sua importância e os principais cuidados ao realizá-lo em sua empresa. Confira!

A catalogação de materiais e serviços é uma daquelas funções normalmente subestimadas no dia a dia de uma empresa. Na prática, pode impactar seus resultados de várias formas e contribuir na melhoria de vários indicadores, como a redução de custos.

Mas afinal, que tipo de processo é esse, qual sua importância e como realizá-lo em sua empresa?

De fato, se a sua organização faz parte de uma cadeia de suprimentos (o que é uma afirmação retórica, afinal, todas fazem!), é possível que exista uma prática de catalogação em prática.

Porém, ela é realmente eficiente?

Neste conteúdo, vamos explorar mais sobre o assunto, explicando o que é a catalogação de materiais e serviços e muito mais. Vamos lá? É só seguir a leitura!

O que é a catalogação de materiais e serviços?

A catalogação de materiais e serviços trata-se do processo de classificar as especificações de um insumo ou serviço necessário em sua cadeia de valor.

É uma função essencial para garantir a continuidade operacional produtiva de uma organização, bem como para assegurar que seu supply chain esteja em ordem.

Na prática, existem diferentes maneiras de apontar o funcionamento da catalogação de materiais e serviços.

Imagine que a Empresa X fabrica bicicletas e que João, um dos montadores, esteja precisando de alguns conjuntos de suspensão dianteira para finalizar a montagem das bikes na sua linha de produção.

Só que essa peça possui especificações próprias, como tamanho, peso e medidas predeterminadas, bem como serviços que a acompanham, como torneamento do material bruto, acabamento e pintura.

No caso de João, ele vai montar bicicletas de tamanhos diferentes e que, logo, precisam de suspensões dianteiras distintas.

De qualquer maneira, na hora que João solicitar o equipamento que necessita ao estoque, ele deve estar disponível e dentro das especificações necessárias.

A catalogação de materiais e serviços ajuda justamente nisso. É um processo de classificação que agrupa todos os materiais utilizados na rotina produtiva de uma indústria.

Esse registro é importante para a padronização industrial, bem como para a previsão de demanda e planejamento da produção.

Afinal, no caso da Empresa X, ao ter todas as peças e equipamentos catalogadas, é mais fácil fechar pedidos, dimensionar a demanda, negociar com fornecedores e planejar o cronograma de produção, de modo a atingir os prazos sem acumular estoque.

Qual a importância da catalogação de materiais e serviços?

A catalogação de materiais e serviços é importante para uma empresa pois torna seus processos de negociação, tanto com clientes como com fornecedores, mais confiáveis.

A maioria das organizações trabalha com produtos parametrizados — afinal, a padronização é um reflexo da produção em série e de escala.

Nesse sentido, a catalogação é um documento e um processo que dá suporte à eficiência produtiva, à agilidade e à produtividade interna.

Afinal, trata-se de um registro de todos os elementos que compõem um produto a ser entregue a um cliente — tudo isso nos mínimos detalhes.

Além disso, é importante para garantir que o fluxo produtivo não seja afetado por discrepâncias ou desorganização interna.

Um exemplo, voltando ao caso da Empresa X de bicicletas, é que tanto o setor de montagem pode precisar de uma suspensão dianteira, como o setor de acabamento e pintura — já que todos os setores seguem um mesmo cronograma de demandas.

A diferença é que a montagem vai precisar da peça já finalizada, enquanto o setor de acabamento vai necessitar da peça sem pintura, com intuito de justamente realizar esse último procedimento.

A catalogação garante que o setor de montagem tenha a peça certa no momento certo, sem interromper a linha de fabricação.

Na prática, falamos do processo que encerra toda classificação e cadastramento de materiais (que pode seguir métodos distintos, como o uso de códigos numéricos (QR Codes  ou códigos de barras).

Assim, a partir da catalogação, uma empresa pode centralizar todos os dados sobre os materiais utilizados e necessários em sua linha de produção, simplificando a etapa de consulta por parte de todos os envolvidos internamente na cadeia produtiva.

Quais os principais cuidados na hora de catalogar materiais e serviços?

Como melhorar o processo de catalogação de materiais e serviços? O principal é adotar práticas de classificação eficientes e que façam sentido dentro da sua organização.

O objetivo é identificar corretamente os materiais utilizados, considerando suas características físicas e químicas, bem como suas aplicações.

Entre os dados que podem ser registrados, podemos mencionar:

  • Material (principal, secundário se houver, etc);
  • Dimensões;
  • Tensão, corrente, entre outros;
  • Tipo de acabamento;
  • Cor da peça;
  • Normas que obedece;
  • Entre vários outros.

Além disso, é essencial codificar as peças e registrá-las , de modo que a consulta se torne padronizada e simples. Existem diferentes métodos que podem ser aplicados, como mencionamos anteriormente.

A empresa pode adotar um sistema alfabético, alfanumérico, numérico e código de barras (também apoiado por tecnologias RFID) entre outros disponíveis para segmentos específicos.

Outro ponto relativo à catalogação de materiais e serviços é que o entendimento sobre suas necessidades específicas, possibilita que você tenha maior compreensão sobre o que exigir dos fornecedores.

Mas como gerenciá-los, tendo a certeza que os mesmos vão conseguir arcar com suas demandas e seguir suas regras de  compliance?

Uma solução é utilizar um sistema inteligente de homologação e qualificação de fornecedores.

Assim, de maneira automática, o software realiza a homologação de seus parceiros comerciais, verificando em fontes oficiais de consulta se os documentos e certificados estão atualizados e dentro da validade.

Dessa maneira, se a sua empresa exige que todos os fornecedores possuam a ISO 9001, a verificação não precisa ser feita manualmente. O próprio software se encarrega da tarefa! Este é só um exemplo das múltiplas funcionalidades que o software pode oferecer.

 

E você, gostou de aprender mais sobre a catalogação de materiais e serviços?

Esperamos que este conteúdo ajude você a compreender tudo sobre o assunto, sua importância e cuidados para realizá-lo da melhor maneira.

Continue de olho em nosso blog para seguir aprendendo!

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