Conheça mais sobre o Mapa de Riscos, como essa ferramenta pode ajudar na gestão de seus fornecedores e pode melhorar o processo de contratação!
Que a gestão de riscos é importante para o sucesso da sua operação, não há dúvidas. No entanto, como sua empresa pode identificar os fatores que arriscam a lisura em seus processos, como na contratação de fornecedores? O mapa de riscos pode ajudar!
Essa ferramenta foi desenvolvida com o intuito de enriquecer o trabalho dos envolvidos com a gestão de riscos em uma empresa.
O objetivo, como o próprio nome diz, é se antecipar às consequências e mapear os riscos de um negócio.
Ou seja, quais os fatores de atenção que sua empresa deve prestar atenção ao fechar negócio com um Fornecedor A ou B?
Neste conteúdo, vamos explorar o tema, fechando a série de 2 partes em que nos aprofundamos nos conhecimentos do Guia de Gestão de Risco nas Contratações do TJDFT.
O primeiro texto, sobre gestão de riscos que publicamos semana passada, serviu para definir o conceito de gestão de risco e sua importância.
Agora, vamos detalhar o que é o mapa de riscos. Pronto? É só seguir a leitura!
Mapa de Riscos
Afinal, o que é e como funciona o Mapa de Riscos?
Antes de nos aprofundarmos na ferramenta em si, vale ressaltar que originalmente ele foi criado como um dispositivo para auxiliar os agentes que operam em contratações do TJDFT (conforme Resolução N° 347/2020).
De acordo com o guia, “os riscos inerentes à contratação pretendida devem ser identificados, analisados, tratados, monitorados e comunicados no Processo Administrativo respectivo, por meio do Mapa de Riscos“.
Essa metodologia, deve ser realizada nas fases de planejamento, seleção do fornecedor na gestão contratual, devendo ser reavaliados periodicamente, enquanto vigente o contrato.
E na etapa de reavaliação, recomenda-se verificar a eficiência dos controles implementados, se há novos riscos e se houve redução do nível dos mesmos.
Como criar um Mapa de Riscos conforme o guia do TJDFT?
O Mapa de Riscos é um documento que deve detalhar as principais etapas do processo de gestão dos riscos na contratação de fornecedores.
Entre os pontos que devem ser descritos, o manual do TJDFT inclui:
- Objeto de análise: produto ou serviço a ser contratado
- Objetivo a ser alcançado/propósito da contratação
- Gestor(a) de Riscos
- Ordem de criticidade por Nível de Risco Residual
- (NRR) ou por maior impacto nos objetivos da contratação (a critério do Gestor de Riscos)
- Eventos de riscos identificados
- Causas e consequências de cada evento
- Controles existentes
- Probabilidade
- Impacto
- Classificação de Nível de Riscos Residual (NRR)
- Resposta ao evento de risco
- Plano de tratamento dos riscos priorizados
- Indicadores Chave de Risco (se possível)
Além disso, o Mapa pode discriminar a periodicidade de revisão de todos esses pontos, de modo a servir de guia para avaliação da relação ao longo do tempo.
Outro ponto importante é que, em caso de algum evento importante ou impactante no relacionamento com fornecedores, é recomendado que o mapa seja atualizado.
Abaixo, separamos um modelo do Mapa de Riscos que você pode se basear ao criar o seu:
Como gerir os riscos?
Ok, uma coisa é entender quais os riscos por trás de um negócio. Mas como sua empresa pode corretamente tratá-los, minimizá-los e resolvê-los de uma vez por todas?
Afinal, esse não é um processo inerente de toda organização. Há formas e formas de fazê-lo.
Bom, ainda conforme o guia do TJDFT, a metodologia adotada baseia-se na ISO 31000:2018.
Esse processo é composto das seguintes etapas:
Etapa 1
- ESTABELECIMENTO DO CONTEXTO: definição dos parâmetros externos e internos essenciais à estratégia.
Aqui, a equipe pode se basear em vários métodos para auxílio, como a Análise SWOT, que determina forças, fraquezas, oportunidades e ameaças a uma determinada situação.
Neste caso, a análise poderia ser conduzida em relação à necessidade por trás da contratação de um fornecedor.
Etapa 2
- IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS: inventário e descrição dos eventos que possam impactar o atingimento dos objetivos.
Neste ponto, recomenda-se que os mesmos sejam destrinchados, de modo que se documente o evento (o risco em si), as causas por trás do mesmo, bem como suas consequências.
- ANÁLISE DOS RISCOS: compreensão da natureza do risco e determinação do respectivo nível de risco (probabilidade x impacto) mediante a combinação da probabilidade de sua ocorrência e dos impactos possíveis.
- AVALIAÇÃO DOS RISCOS: comparação dos resultados da análise de riscos com os critérios de risco a fim de determinar se o risco é aceitável.
Etapa 3
- TRATAMENTO DOS RISCOS: seleção e implementação de um ou mais controles em resposta aos riscos.
- MONITORAMENTO: acompanhamento e análise crítica quanto à efetividade de todas as fases do processo de gestão de riscos e controles.
- COMUNICAÇÃO: manutenção de fluxo constante de informações entre as partes interessadas durante todas as fases do processo de gestão de riscos e controles.
E como aprimorar seu processo de gestão de riscos na contratação de fornecedores?
Além de seguir as dicas dos nossos conteúdos, você pode investir e aproveitar todo potencial de ferramentas que simplificam o gerenciamento de riscos.
Um deles é o software conhecido como Smart Supplier Qualifier.
O principal exemplo é o U-qualify!
Com o U-qualify, você conta com todo potencial da tecnologia no monitoramento periódico e automático da sua base de fornecedores, capaz de realizar toda homologação dos mesmos em mais de 20 fontes oficiais de verificação.
O melhor? Você customiza o template de regras, assim, toda sua base de parceiros comerciais é analisada partindo das suas políticas de compliance como base.
Desse modo, com alguns cliques e em pouco tempo, você entende o nível de qualificação dos seus fornecedores para atendê-lo.
Além disso, tem acesso ao histórico de cada um, o que permite melhor análise sobre sua progressão ao longo do tempo.
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