O que é uma RFP e como criar uma para seus fornecedores

Explicamos tudo sobre a RFP e como a solicitação por proposta pode ajudar sua empresa a conquistar melhores negócios. Confira o guia básico que preparamos!

Lidar com fornecedores é um desafio que vai muito além da simples compra de insumos, matérias-primas e serviços. É necessário passar por todo um processo, incluindo o uso de um documento chamado Request for Proposal (RFP).

E na sua empresa, o RFP (ou pedido de proposta) já é utilizado e, se sim, é feito de maneira correta?

Na prática, o RFP é um documento emitido por uma empresa para comunicar sua necessidade de alguns serviços.

É como um convite a prestadores relevantes no mercado, de modo que eles possam enviar suas propostas.

Neste conteúdo, vamos explorar mais sobre o assunto, ajudando você a compreender sobre essa ferramenta e sua importância na gestão de fornecedores. Vamos lá?

É só seguir de olho em nosso conteúdo. Boa leitura!

O que é Request for Proposal (RFP)?

O Request for Proposal (RFP) é um documento usado para obter propostas de fornecedores interessados em prestar serviços ou vender produtos a sua empresa.

Geralmente, o RFP segue uma solicitação inicial de informações (Request for Information ou RFI), que tem objetivo de angariar informações sobre os fornecedores, para que demonstrem suas habilidades, experiência e conhecimento.

As organizações costumam usar RFPs quando a solicitação exige conhecimento técnico ou quando o produto ou serviço solicitado ainda não existe.

A proposta pode exigir um certo esforço por parte dos fornecedores interessados, com investimento em pesquisa e desenvolvimento para criar o que está sendo solicitado.

Assim, na prática, as RFPs ajudam as organizações a comparar fornecedores com facilidade.

Como criar um RFP?

Depois que sua organização decidir emitir uma RFP, é hora de iniciar o processo.

Embora cada organização tenha seu próprio método, normalmente você pode seguir as seguintes quatro etapas, confira:

1. Descoberta

Antes de escrever a solicitação, é importante fazer um planejamento que ajude a tornar o processo eficiente.

Chamamos de “descoberta” porque sua empresa busca entender:

  • O necessário para criar a RFP: limites do projeto, de acordo com um cronograma realista e dentro de um orçamento estimado.
  • Quem irá gerenciar o processo de RFP: profissionais com conhecimento organizacional e específico da demanda por trás da RFP, capazes de avaliar adequadamente as propostas apresentadas.
  • O que pode afetar a decisão de compra: fatores que podem afetar a decisão, bem como os projetos em andamento, seu orçamento organizacional e até mesmo seus relacionamentos.

2. Elaborar a RFP

Em seguida, é necessário escrever a RFP.

Essa é uma das partes mais importantes do processo, pois deve descrever com precisão as dores do negócio.

Quanto mais completo for o documento, melhor, pois isso permitirá que os fornecedores em potencial compreendam o problema de forma mais abrangente e ofereçam soluções de maneira mais assertiva.

Recomendamos que você busque referências, se possível visualizando outras solicitações para compreender o modelo do documento em si.

Recomendamos que você busque referências, se possível visualizando outras solicitações para compreender o modelo do documento em si.

Em seguida, procure ideias para ajudá-lo a redigir.

A maioria dos modelos de RFP inclui categorias, mas algumas delas podem mudar dependendo dos objetivos de um projeto ou das necessidades de sua empresa.

Em geral, a RFP pode incluir:

  • Prazo do projeto;
  • Critérios de avaliação;
  • Descrição detalhada do projeto;
  • Diretrizes para enviar a proposta;
  • Perguntas que os candidatos devem responder;
  • Possíveis objeções (como a falta de um certificado, por exemplo);
  • Requisitos específicos sobre sistemas, ferramentas, materiais ou produtos preferidos.

3. Qualifique e escolha as principais propostas

Ao receber as propostas, procure qualificar as melhores, avaliando àquelas que melhor se encaixam em suas necessidades.

Assim, com base em seus critérios pré-estabelecidos, é possível eliminar as propostas inadequadas.

Comece a identificar pontos fortes entre os fornecedores e liste aqueles que têm as pontuações mais altas.

Vale lembrar que os fornecedores terão uma janela de envio para encaminhar suas propostas — e dúvidas podem surgir.

Garanta que os responsáveis estejam disponíveis para responder corretamente.

4. Selecione o vencedor

Quando a janela de envio fechar, compare os fornecedores selecionados para tomar uma decisão.

Além de conferir os critérios, verifique todas as referências e avaliações da empresa, garantindo que haja consistência entre o que eles compartilharam na proposta e o que os outros clientes dizem.

Pode ser que reuniões sejam necessárias para solidificar a confiança e ajudar na tomada de decisão.

No final, reserve um tempo para notificar as empresas descartadas. Se possível, descreva os motivos que levaram a essa decisão — uma cortesia que pode ser muito útil internamente!

Qual a importância do RFP para a gestão de fornecedores?

A RFP ajuda as empresas a encontrar o melhor fornecedor para suas necessidades, minimizando riscos e potencializando o ROI.

Entre os benefícios, podemos mencionar:

  • Encontrar os melhores preços: com maior concorrência, aumenta-se a probabilidade das empresas repensarem seus custos, oferecendo melhores negócios.
  • Decisões de compra melhor embasadas: ao permitir que sua empresa compare diferentes lances, as RFPs ajudam você a decidir sobre a opção que agrega mais valor à organização.
  • Economia de tempo na qualificação de fornecedores: as diretrizes de formatação de RFPs economizam o tempo que sua equipe de compras perderia pesquisando sobre as empresas.

 

E a sua empresa, utiliza a RFP e já aproveita de todos os seus benefícios?

Esperamos que o nosso guia ajude seu negócio a melhor utilizar a Request for Proposal, aprimorando o seu processo de seleção de fornecedores.

Para mais dicas e novidades sobre gestão de parceiros comerciais, siga de olho em nossos blogposts!

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