Explicamos tudo sobre a RFP e como a solicitação por proposta pode ajudar sua empresa a conquistar melhores negócios. Confira o guia básico que preparamos!
Lidar com fornecedores é um desafio que vai muito além da simples compra de insumos, matérias-primas e serviços. É necessário passar por todo um processo, incluindo o uso de um documento chamado Request for Proposal (RFP).
E na sua empresa, o RFP (ou pedido de proposta) já é utilizado e, se sim, é feito de maneira correta?
Na prática, o RFP é um documento emitido por uma empresa para comunicar sua necessidade de alguns serviços.
É como um convite a prestadores relevantes no mercado, de modo que eles possam enviar suas propostas.
Neste conteúdo, vamos explorar mais sobre o assunto, ajudando você a compreender sobre essa ferramenta e sua importância na gestão de fornecedores. Vamos lá?
É só seguir de olho em nosso conteúdo. Boa leitura!
O que é Request for Proposal (RFP)?
O Request for Proposal (RFP) é um documento usado para obter propostas de fornecedores interessados em prestar serviços ou vender produtos a sua empresa.
Geralmente, o RFP segue uma solicitação inicial de informações (Request for Information ou RFI), que tem objetivo de angariar informações sobre os fornecedores, para que demonstrem suas habilidades, experiência e conhecimento.
As organizações costumam usar RFPs quando a solicitação exige conhecimento técnico ou quando o produto ou serviço solicitado ainda não existe.
A proposta pode exigir um certo esforço por parte dos fornecedores interessados, com investimento em pesquisa e desenvolvimento para criar o que está sendo solicitado.
Assim, na prática, as RFPs ajudam as organizações a comparar fornecedores com facilidade.
Como criar um RFP?
Depois que sua organização decidir emitir uma RFP, é hora de iniciar o processo.
Embora cada organização tenha seu próprio método, normalmente você pode seguir as seguintes quatro etapas, confira:
1. Descoberta
Antes de escrever a solicitação, é importante fazer um planejamento que ajude a tornar o processo eficiente.
Chamamos de “descoberta” porque sua empresa busca entender:
- O necessário para criar a RFP: limites do projeto, de acordo com um cronograma realista e dentro de um orçamento estimado.
- Quem irá gerenciar o processo de RFP: profissionais com conhecimento organizacional e específico da demanda por trás da RFP, capazes de avaliar adequadamente as propostas apresentadas.
- O que pode afetar a decisão de compra: fatores que podem afetar a decisão, bem como os projetos em andamento, seu orçamento organizacional e até mesmo seus relacionamentos.
2. Elaborar a RFP
Em seguida, é necessário escrever a RFP.
Essa é uma das partes mais importantes do processo, pois deve descrever com precisão as dores do negócio.
Quanto mais completo for o documento, melhor, pois isso permitirá que os fornecedores em potencial compreendam o problema de forma mais abrangente e ofereçam soluções de maneira mais assertiva.
Recomendamos que você busque referências, se possível visualizando outras solicitações para compreender o modelo do documento em si.
Recomendamos que você busque referências, se possível visualizando outras solicitações para compreender o modelo do documento em si.
Em seguida, procure ideias para ajudá-lo a redigir.
A maioria dos modelos de RFP inclui categorias, mas algumas delas podem mudar dependendo dos objetivos de um projeto ou das necessidades de sua empresa.
Em geral, a RFP pode incluir:
- Prazo do projeto;
- Critérios de avaliação;
- Descrição detalhada do projeto;
- Diretrizes para enviar a proposta;
- Perguntas que os candidatos devem responder;
- Possíveis objeções (como a falta de um certificado, por exemplo);
- Requisitos específicos sobre sistemas, ferramentas, materiais ou produtos preferidos.
3. Qualifique e escolha as principais propostas
Ao receber as propostas, procure qualificar as melhores, avaliando àquelas que melhor se encaixam em suas necessidades.
Assim, com base em seus critérios pré-estabelecidos, é possível eliminar as propostas inadequadas.
Comece a identificar pontos fortes entre os fornecedores e liste aqueles que têm as pontuações mais altas.
Vale lembrar que os fornecedores terão uma janela de envio para encaminhar suas propostas — e dúvidas podem surgir.
Garanta que os responsáveis estejam disponíveis para responder corretamente.
4. Selecione o vencedor
Quando a janela de envio fechar, compare os fornecedores selecionados para tomar uma decisão.
Além de conferir os critérios, verifique todas as referências e avaliações da empresa, garantindo que haja consistência entre o que eles compartilharam na proposta e o que os outros clientes dizem.
Pode ser que reuniões sejam necessárias para solidificar a confiança e ajudar na tomada de decisão.
No final, reserve um tempo para notificar as empresas descartadas. Se possível, descreva os motivos que levaram a essa decisão — uma cortesia que pode ser muito útil internamente!
Qual a importância do RFP para a gestão de fornecedores?
A RFP ajuda as empresas a encontrar o melhor fornecedor para suas necessidades, minimizando riscos e potencializando o ROI.
Entre os benefícios, podemos mencionar:
- Encontrar os melhores preços: com maior concorrência, aumenta-se a probabilidade das empresas repensarem seus custos, oferecendo melhores negócios.
- Decisões de compra melhor embasadas: ao permitir que sua empresa compare diferentes lances, as RFPs ajudam você a decidir sobre a opção que agrega mais valor à organização.
- Economia de tempo na qualificação de fornecedores: as diretrizes de formatação de RFPs economizam o tempo que sua equipe de compras perderia pesquisando sobre as empresas.
E a sua empresa, utiliza a RFP e já aproveita de todos os seus benefícios?
Esperamos que o nosso guia ajude seu negócio a melhor utilizar a Request for Proposal, aprimorando o seu processo de seleção de fornecedores.
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